如果你對物業(yè)管理ERP的概念還感覺新鮮和陌生的話，物業(yè)管理行業(yè)的ERP專家—邱剛先生會帶領(lǐng)我們進入一個新的認(rèn)識領(lǐng)域。

    他會告訴我們什么是物業(yè)管理的ERP，物業(yè)管理為何要引入ERP思想，ERP在物業(yè)管理中的實際應(yīng)用成效，物業(yè)管理企業(yè)如何實施ERP，成功的關(guān)鍵在哪里，怎樣的企業(yè)才具備實施的條件，軟件公司如何進入這個方興未艾的新天地……

    物業(yè)管理作為房地產(chǎn)業(yè)在消費領(lǐng)域的延續(xù)，已經(jīng)成為社會各界和老百姓關(guān)注的焦點。由于物業(yè)管理在我國尚處于起步階段，在制度的健全、運作的規(guī)范、專業(yè)人才的儲備以及管理經(jīng)驗、服務(wù)水平等方面都非常欠缺，所以，如何為客戶提供安全舒適的環(huán)境和高效率的服務(wù)、提高客戶滿意度、實現(xiàn)高效率的管理和協(xié)作、充分節(jié)約人力物力和能源、不斷開發(fā)新的服務(wù)項目以拓展市場從而獲得更大的經(jīng)濟效益和社會效益，成為了物業(yè)管理行業(yè)長期需要面對的課題。
同其他行業(yè)相比，物業(yè)管理工作千頭萬緒，涉及面廣、政策性強、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜、日常管理工作量大，非常需要計算機的輔助管理和ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。目前市場上已有的物業(yè)管理軟件大多是些記錄型的管理系統(tǒng)，一般只能提供對單個物業(yè)類型如寫字樓、社區(qū)的單項業(yè)務(wù)管理，雖然價格低廉，卻無法滿足物業(yè)公司對企業(yè)全面管理和多種物業(yè)類型、多個項目集中管理的要求。因此大多數(shù)物業(yè)管理公司包括一些有外資背景的大型物業(yè)管理公司，都還沒有采用計算機進行管理。建設(shè)部已于去年把計算機管理納入了物業(yè)管理級別評定的項目當(dāng)中，物業(yè)公司對計算機管理的需求正在逐漸增強，這也為ERP系統(tǒng)在物業(yè)管理行業(yè)的應(yīng)用創(chuàng)造了條件。

    當(dāng)ERP系統(tǒng)進入物業(yè)管理

    ERP作為先進的企業(yè)管理思想和手段，它能將分散在各部門的系統(tǒng)完整地集成到一起，實現(xiàn)完善的項目管理，改善對客戶的服務(wù)，提供體現(xiàn)知識管理的數(shù)據(jù)庫，為物業(yè)管理行業(yè)提供全面的解決方案。實施ERP系統(tǒng)將對物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展起到如下的作用。

    1．ERP系統(tǒng)需要在企業(yè)開展標(biāo)準(zhǔn)化工作的基礎(chǔ)上實施，從而可以在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)人、財、物的集中管理，大幅降低物業(yè)公司的管理成本；

    2．實施ERP系統(tǒng)需要對每個項目的管理進行初始化工作，這樣能夠把管理人員、技術(shù)人員在每個項目中多年的工作經(jīng)驗總結(jié)到系統(tǒng)中，建立起一套專家型的作業(yè)指南，從而實現(xiàn)企業(yè)的知識管理；

    3．ERP系統(tǒng)需要在網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上運行，這使得物業(yè)管理企業(yè)各個部門、各個專業(yè)、各個項目之間的協(xié)作得到最大程度的加強，減少中間環(huán)節(jié)，提高工作效率；

    4．ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)實現(xiàn)的過程化管理，真正落實了ISO9000質(zhì)量管理體系的要求，極大地減少了手工記錄，實現(xiàn)了管理的精細(xì)化；

    5．ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)決策層提供最實時的管理、服務(wù)信息，通過統(tǒng)計、查詢、比較等綜合分析，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)；

    6．ERP系統(tǒng)不僅能縮短客戶服務(wù)的響應(yīng)時間，還能幫助物業(yè)公司整合更多的社會資源，為客戶提供更多更好的服務(wù)。

    系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

    結(jié)合海沃德公司在物業(yè)管理ERP系統(tǒng)方面的建設(shè)經(jīng)驗，我們認(rèn)為，要幫助物業(yè)管理行業(yè)打造出越來越多的大型物業(yè)管理公司，就必須為其提供一個適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和知識管理時代要求的ERP系統(tǒng)解決方案。為此，海沃德公司開發(fā)設(shè)計了一套集成物業(yè)管理e-ERP系統(tǒng)，這一系統(tǒng)在ERP思想的指導(dǎo)下，借鑒了國外一流物業(yè)管理公司實施ERP系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，以客戶服務(wù)為核心，通過對人、財、物的集中管理，最終實現(xiàn)了在供應(yīng)商管理、客戶管理、辦公自動化、業(yè)務(wù)流程控制、作業(yè)過程管理等方面業(yè)務(wù)的全面集成。

    海沃德集成物業(yè)管理e-ERP系統(tǒng)目前已經(jīng)在中國化工進出口公司國際物業(yè)酒店管理公司（以下簡稱中化物業(yè)）得到了成功應(yīng)用，系統(tǒng)的功能以及具體應(yīng)用效果如下。

    1．房產(chǎn)管理：保證物業(yè)管理在前期入住、竣工驗收、變更交接等工作過程中房產(chǎn)信息的完整性，并支持不同物業(yè)公司對不同類型物業(yè)以及多個項目的集中管理。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，可以同時對中化大廈寫字樓、5個普通住宅社區(qū)以及聚龍花園、王府井大酒店等不同類型的房地產(chǎn)項目進行集中管理。

    2．人事管理：實現(xiàn)物業(yè)管理崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)劃分、職責(zé)描述、作業(yè)指導(dǎo)、技能培訓(xùn)、業(yè)績考核等工作的標(biāo)準(zhǔn)化，支持對多個項目的員工出勤以及工作安排的動態(tài)管理。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，對員工加班、考勤、崗位變動、培訓(xùn)、工資等都實現(xiàn)了動態(tài)的管理，還通過與作業(yè)管理系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了對員工工作量的統(tǒng)計分析和工作狀態(tài)、工作業(yè)績的實時考評。

    3．財務(wù)管理：實現(xiàn)對多種貨幣和匯率、多種收費項目和標(biāo)準(zhǔn)、多種付款方式和周期的管理以及水、電等能源消耗情況的動態(tài)監(jiān)控，并支持多種運作類型的物業(yè)公司的財務(wù)管理和多個項目的遠(yuǎn)程監(jiān)控。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，實現(xiàn)了對中化大廈、河北中化大廈、五個社區(qū)項目和聚龍花園等項目的財務(wù)集中管理和遠(yuǎn)程監(jiān)控。

    4．采購供應(yīng)：實現(xiàn)日常采購/供應(yīng)的預(yù)算管理、采購商品質(zhì)量管理、日常維護和維修成本的監(jiān)控，支持物業(yè)公司跨區(qū)域、跨物業(yè)類型管理多個項目的集中采購和供應(yīng)。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，實現(xiàn)了對中化總公司所有在京分公司以及中化大廈內(nèi)租戶辦公用品的集中采購服務(wù)。

    5．質(zhì)量管理：實現(xiàn)對質(zhì)量管理體系的建立、修訂、執(zhí)行過程的動態(tài)管理，以及和其他專業(yè)管理工作的緊密結(jié)合，把質(zhì)量管理的思想落實到物業(yè)公司日常管理的各個環(huán)節(jié)中。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，整個企業(yè)的運行都建立在了ERP系統(tǒng)之上，所有的質(zhì)量記錄都能實時地記錄到系統(tǒng)中，并能對照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行檢查。

    6．客戶服務(wù)：實現(xiàn)對多個物業(yè)項目客戶服務(wù)工作的集中管理、對客戶服務(wù)需求的動態(tài)響應(yīng)和質(zhì)量監(jiān)督，最大限度地提高客戶滿意度。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，在中化物業(yè)酒店服務(wù)網(wǎng)（property.sinochem.com）上建立了支持多個項目、多種物業(yè)服務(wù)內(nèi)容的客戶服務(wù)中心，客戶可以24小時提交服務(wù)申請、查詢服務(wù)項目，極大地提高了服務(wù)效率。

    7．經(jīng)營管理：實現(xiàn)與客戶服務(wù)、財務(wù)管理、采購供應(yīng)等子系統(tǒng)的銜接，支持物業(yè)公司開展多種經(jīng)營，增加利潤增長點。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，在沒增加中化大廈原來經(jīng)營部編制的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了對中化大廈、5個普通住宅社區(qū)、聚龍花園等多個項目的集中管理和經(jīng)營，還拓展了中化物業(yè)面向社會的物業(yè)租賃中介服務(wù)。

    8．作業(yè)管理：實現(xiàn)各項作業(yè)過程的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立支援管理數(shù)據(jù)庫，支持物業(yè)公司用很少的專業(yè)人員管理多個項目，最大限度地降低人員成本。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，工程管理基本實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，各個項目不需再配備全部的專業(yè)工程師，通過支援管理的方式就可以對多個社區(qū)的設(shè)備進行管理和維護。

    9．行政管理：在物業(yè)公司取消手工報表、實現(xiàn)辦公自動化，同時支持物業(yè)公司對異地項目的網(wǎng)絡(luò)化管理。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，已經(jīng)在公司內(nèi)部取消了手工報表，各部門之間通過內(nèi)聯(lián)單的方式，可以定制各種形式的電子文檔，并發(fā)送到指定的部門和人員。

    10． 決策支持：用于各項專業(yè)工作的動態(tài)反饋、領(lǐng)導(dǎo)查詢和統(tǒng)計分析，通過歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前工作的對比分析，為高層管理人員提供決策支持。

    該系統(tǒng)在中化物業(yè)應(yīng)用后，公司領(lǐng)導(dǎo)在審批采購申請計劃時，可以實時地查詢以往的申請和入庫情況，查詢供應(yīng)商資質(zhì)、市場價格、庫存及出庫情況，系統(tǒng)會自動提示出相關(guān)申請單位的預(yù)算及支出情況，從而為采購計劃的審批提供決策支持。   

    物業(yè)企業(yè)如何建設(shè)ERP

    1．認(rèn)清管理現(xiàn)狀，籌劃未來發(fā)展

    建設(shè)ERP系統(tǒng)的最終結(jié)果是要把整個企業(yè)的管理建立在計算機系統(tǒng)之上。因此，籌劃ERP系統(tǒng)建設(shè)，一定要考慮企業(yè)的管理現(xiàn)狀和整體發(fā)展規(guī)劃。一般來說，開展了ISO9000質(zhì)量管理認(rèn)證的企業(yè)基本都具備了實施ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，物業(yè)管理公司還要根據(jù)物業(yè)管理和服務(wù)市場的發(fā)展趨勢、企業(yè)的資源優(yōu)勢、客戶的需求來明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和方向。因為管理型、專業(yè)型、顧問型、支援型和綜合型物業(yè)管理公司對應(yīng)的ERP，在系統(tǒng)功能、運行模式、建設(shè)重點上有著很大的差別。

    2．基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理

    完善的數(shù)據(jù)管理體系是ERP系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)。當(dāng)前物業(yè)管理公司的數(shù)據(jù)管理還很薄弱，盡管通過開展ISO9000質(zhì)量認(rèn)證，物業(yè)公司已經(jīng)建立起了一套規(guī)范的質(zhì)量記錄管理辦法，但還沒有細(xì)化到對單個數(shù)據(jù)項的管理以及數(shù)據(jù)管理臺賬、統(tǒng)計分析報表的規(guī)范管理，開展ERP系統(tǒng)建設(shè)，首先需要對每個數(shù)據(jù)項的產(chǎn)生、編碼、共享、時限要求和流程進行明確定義，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)流程的定義和數(shù)據(jù)庫的共享，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的控制和優(yōu)化。

    3．推行力度和項目培訓(xùn)

    ERP系統(tǒng)的實施，初期由軟件開發(fā)商進行業(yè)務(wù)調(diào)研和系統(tǒng)分析，中期時由物業(yè)公司的業(yè)務(wù)骨干和軟件開發(fā)人員共同進行系統(tǒng)初始化工作，后期進行系統(tǒng)運行。當(dāng)系統(tǒng)進入初始化和試運行階段時，大量的原始數(shù)據(jù)輸入將給相關(guān)人員增加大幅工作量，系統(tǒng)體現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程會和人們習(xí)慣的手工管理流程不一致，個別管理者的權(quán)利會被淡化……方方面面的原因都會對項目進程帶來阻礙。因此物業(yè)公司需要加強項目實施過程的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)實施計劃和進度，及時調(diào)整公司內(nèi)部的工作重點和人力資源，同時要加強對員工隊伍的ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)和新業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)，以確保ERP系統(tǒng)的順利實施。

    4．軟件供應(yīng)商的選擇

    目前市場上常見的ERP系統(tǒng)多為通用類型的或者基于數(shù)據(jù)管理的ERP系統(tǒng)，能直接服務(wù)物業(yè)管理行業(yè)的ERP系統(tǒng)還很少。因此，建議物業(yè)公司在選擇ERP系統(tǒng)開發(fā)商時，要尋找那些能夠與企業(yè)長期合作的物業(yè)顧問型軟件開發(fā)公司，以適應(yīng)企業(yè)管理不斷發(fā)展和變化的需要。

    5．ERP與專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化相結(jié)合

    實施ERP系統(tǒng)建設(shè)，要求物業(yè)公司搜集、整理、總結(jié)過去工作的經(jīng)驗，提供ERP系統(tǒng)所需要的相關(guān)內(nèi)容，這些正是物業(yè)管理公司的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，也是一個物業(yè)公司能夠?qū)σ粋�項目乃至多個項目進行管理的基礎(chǔ)。這項工作涉及物業(yè)管理和服務(wù)的業(yè)務(wù)流程，要建立相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，開展起來工作量非常巨大，但對于今后物業(yè)管理公司的項目拓展，將起到事半功倍的作用。可以說，物業(yè)管理公司的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化是物業(yè)管理ERP系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵。

    6．勇于變革拓展創(chuàng)新

    ERP系統(tǒng)將幫助物業(yè)管理企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)組織變革，有效地提高生產(chǎn)力和企業(yè)核心競爭力。物業(yè)公司可以用節(jié)省出的資源去拓展新的物業(yè)管理和服務(wù)領(lǐng)域，不斷提高客戶的滿意度，為企業(yè)增加新的利潤增長點。

ERP公司的職責(zé)

    1．注重借鑒國外先進思想，加強開發(fā)人員的專業(yè)知識培訓(xùn)。

    要在物業(yè)管理這個新興的行業(yè)中開展ERP系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)工作，光有IT技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。軟件企業(yè)必須加強對物業(yè)管理行業(yè)的研究，努力使自己的員工成為物業(yè)管理方面的行家，并在開發(fā)的系統(tǒng)中引進國外先進的物業(yè)管理思想、程序和方法，才能最終幫助客戶在物業(yè)管理行業(yè)中得到發(fā)展。

    2．與企業(yè)的管理現(xiàn)狀和經(jīng)濟能力相適應(yīng)，樹立長期服務(wù)的思想。

    物業(yè)管理是一個微利行業(yè)，物業(yè)公司不會象其他行業(yè)的企業(yè)一樣，投入幾十萬元、甚至幾百萬元來開展ERP系統(tǒng)建設(shè)，而且多數(shù)物業(yè)管理公司的規(guī)模、管理基礎(chǔ)也還不具備開展ERP建設(shè)的條件，這就需要軟件企業(yè)能夠站在客戶的角度，幫助其選擇合適的軟、硬件平臺，并且，在注重短期經(jīng)濟效益的同時，也要注重企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，要做客戶的長期合作伙伴。

    3．加強項目管理與實施培訓(xùn)。

    ERP公司要按照軟件工程學(xué)的思想去組織ERP項目的實施，結(jié)合物業(yè)公司的項目特點，做好客戶的需求分析、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計優(yōu)化、系統(tǒng)修改、接口程序設(shè)計、用戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作，還要結(jié)合系統(tǒng)的初始化工作，組織物業(yè)公司開展好專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化工作。在ERP系統(tǒng)建設(shè)的后期，還要特別加強對用戶的培訓(xùn)。

    物業(yè)管理ERP趨勢探討

    通過海沃德公司在物業(yè)管理領(lǐng)域長期的探索和實踐，我們感到將互聯(lián)網(wǎng)與ERP相結(jié)合的e-ERP系統(tǒng)將會是物業(yè)管理ERP的發(fā)展趨勢，它提供了用戶通過瀏覽器來操作ERP系統(tǒng)的方式，而不用受到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的局制。e-ERP系統(tǒng)應(yīng)用到物業(yè)管理領(lǐng)域，通過與寫字樓或社區(qū)的電子商務(wù)網(wǎng)站結(jié)合，將給物業(yè)管理和客戶服務(wù)提供新的手段：客戶通過互聯(lián)網(wǎng)了解企業(yè)的服務(wù)項目、內(nèi)容、價格，通過以在線的方式向物業(yè)公司提出服務(wù)申請；物業(yè)公司通過ERP系統(tǒng)下達工作指令、采購計劃；通過互聯(lián)網(wǎng)完成集中采購和支付；采用網(wǎng)上支付的方式為客戶提供服務(wù)等等。通過互聯(lián)網(wǎng)，可以將服務(wù)商、供應(yīng)商、客戶三方緊密聯(lián)系起來，而ERP系統(tǒng)的應(yīng)用又優(yōu)化了企業(yè)的內(nèi)部流程、降低了管理成本，加快了服務(wù)響應(yīng)速度，提高了服務(wù)質(zhì)量。

    在服務(wù)方式的提供上， ASP作為一種新的網(wǎng)絡(luò)軟件運行和服務(wù)模式，將為軟件公司在物業(yè)管理行業(yè)開展ERP應(yīng)用提供新的發(fā)展空間。軟件企業(yè)可以通過ASP的方式向物業(yè)公司提供網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、建設(shè)和管理；ERP系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)和維護；系統(tǒng)集成；信息技術(shù)顧問、資源管理等方面的服務(wù)。從而降低了物業(yè)公司實施ERP的門檻。物業(yè)管理公司也可以采用資源外包的方式，通過對ERP系統(tǒng)的租用，縮短項目的建設(shè)時間，降低項目建設(shè)和維護的成本，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和升級換代，降低企業(yè)開展ERP系統(tǒng)建設(shè)的投資風(fēng)險，集中精力做好自身的核心業(yè)務(wù)。這對于普遍缺乏IT專業(yè)人才的物業(yè)管理行業(yè)來講不失為一個好的選擇。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文