記錄控制程序

1. 目的和適用范圍

規定記錄的標識、貯存、保管、檢索、借閱、保存期、處理的職責和內容，對記錄進行控制，以提供產品質量和管理體系符合規定要求的證據。

2. 職責

2.1 本程序由綜合部歸口管理。

2.2綜合部負責編制《質量管理體系記錄總覽表》。綜合部負責文件管理記錄、管理評審記錄、方針目標實施記錄、內部審核記錄、人力資源管理記、設備管理記錄和改進的有關記錄。

2.2 技術部負責設計控制的記錄，產品改進的記錄。

2.3 銷售部負責合同評審記錄，市場信息及用戶投訴、服務記錄、顧客財產記錄、顧客滿意度收集和統計的記錄。

2.4 生產部負責外協供方控制的記錄、生產過程的記錄。

2.5 質量部負責檢驗和試驗記錄、監視和測量設備管理記錄、不合格品記錄。

2.6 采購部負責采購供方控制記錄。

3. 工作程序

3.1  各部門根據質量管理體系要求和產品的實現要求設計所需的記錄表格格式，表格格式由部門負責人審批，部門負責審批后報綜合部備案。

3.2  記錄的標識和編目

3.2.1  記錄表格必須使用名稱和編號予以標識，記錄的編號按照《文件控制程序》的規定進行。

3.2.2  本公司所有記錄空白表格由綜合部統一管理。

3.2.3  綜合部編制并管理《質量管理體系記錄總覽表》，對全公司的記錄進行總體控制。《質量管理體系記錄總覽表》應包括以下內容：記錄名稱、記錄編號、使用部門、保存部門、保存期等。

3.3 記錄的填寫、收集、歸檔、貯存和保管

3.3.1  記錄表格填寫應準確、及時、清晰，應有簽名、注明日期，并按傳遞路線呈送給有關部門和人員。

3.3.2記錄由最終送達部門（即保存部門）負責收集，按《質量管理體系記錄總覽表》上的要求歸檔保存及保管。

3.3.3各部門在接收記錄時，應檢查記錄項目填寫是否齊全、清晰、有無簽名，確保所收集的記錄有效。

3.3.3  各部門應將記錄保存在指定的文件柜中或其他適宜的地方，確保在保存期間內不會丟失、損壞和變質。

3.4  記錄的歸檔和處置

3.4.1各部門根據具體情況，規定每種記錄的保存期限，并由綜合部詳細列入《質量管理體系記錄總覽表》中。綜合部定期檢查各部門對記錄的歸檔管理是否符合規定的要求，確保記錄按時歸檔，方便存取和檢索。

3.4.2  對于超過保存期限的記錄，由該記錄保管部門的經辦人向部門負責人提出，經批準后由保管部門自行銷毀。

3.5  根據公司實際工作的需要和變化，可以增加新的記錄表格或對已不能滿足要求的記錄表格予以更改，由使用部門提出增加、更改申請，具體按《文件控制程序》執行。

4. 相關文件和記錄

4.1 質量管理體系記錄總覽表

 

 

 

管理職責

 

1 管理承諾

為確保公司穩定地提供滿足顧客要求和適用的法律法規要求的高低壓電氣成套設備產品，而達到顧客滿意，總經理決定采用ISO9001：2008標準建立和實施質量管理體系，持續改進質量管理體系的有效性。為此進行下述活動：

1.1  利用文件、會議、講座和信息欄等方式向全體員工傳達顧客要求和適用的法律法規要求的重要性：

a) 只有滿足顧客要求的產品才能占領市場；

b) 有滿足相關的法律法規要求的產品，才能造福于社會；

c) 與本公司高低壓電氣成套設備產品有關的法律法規：

   《中華人民共和國產品質量法》   《中華人民共和國計量法》

   《中華人民共和國標準化法》     《中華人民共和國合同法》

《中華人民共和國商標法》       《中華人民共和國勞動法》

《產品強制性認證實施細則》     《強制性產品認證管理規定》

相關產品標準

借此提高全體員工的質量意識、守法意識和滿足顧客要求的意識。

1.2 制訂質量方針和質量目標，作為本公司的質量宗旨和質量方向（見5.3～5.4章節)。

1.3 開展管理評審活動,以確保質量管理體系的適宜性、充分性和有效性（見5.6章節)。

1.4 為實施和改進質量管理體系過程，提供必要的人力、設備設施和技術等資源（見

6.1～6.4章節）。

 

2 以顧客為關注焦點

2.1  職責

2.1.1 總經理以增強顧客滿意為目的，向員工宣傳增強顧客滿意的重要性。

2.1.2 各部門通過做好各自的工作以滿足顧客要求。

2.2 管理要點

2.2.1 顧客是公司依存和發展之本，總經理通過適當的方式向員工宣傳增強顧客滿意的重要性，樹立“以顧客為關注焦點”的意識。

2.2.2 銷售部通過市場調研、市場預測、客戶訪問、收集客戶意見、售后服務等方式了解和確定顧客的需求和期望，并向總經理報告調查了解的情況。

2.2.3 各部門主動了解與顧客要求有關的各類信息，了解顧客當前和未來的需求，分析顧客明示和隱含的需求和期望，并將其轉化為產品的技術要求或相應過程的要求、質量管理體系要求。

2.2.4 產品的技術要求、過程要求由技術部組織實現，質量管理體系要求由管理者代表/質量負責人組織實現，從而達到顧客滿意。

2.2.5 通過與顧客溝通，了解顧客對本公司實現相應要求的滿意情況，確定顧客新的要求和期望，最終達到顧客滿意的目的。

 

3 質量方針

3.1  職責

3.1.1 總經理負責確定并批準正式發布質量方針。

3.1.2 管理者代表負責組織質量方針的制訂、培訓、宣貫、評審、修改工作。

3.1.3 綜合部協助管理者代表對質量方針制訂、評審和修改，負責培訓和宣貫工作。

3.1.4 各部門負責本部門員工質量方針的培訓，組織本部門員工貫徹質量方針。

3.2 管理要點

3.2.1 質量方針的制定和發布

a）管理者代表組織制訂質量方針，以質量管理原則為基礎，結合本公司的經營宗旨及質量要求，提出質量方針草案。

b）總經理對質量方針草案進行審核、批準正式發布。否則，提出修改意見重新修訂。

c）本公司的質量方針：責任、質量、創新、服務

包含產品質量要求和持續改進質量管理體系及讓顧客滿意的承諾。

d）本公司的質量方針與質量目標相對應，為質量目標的制定和評審提供框架。

3.2.2 質量方針的培訓和宣貫

a) 綜合部負責組織質量方針的培訓和宣貫，宣講質量方針的內涵及貫徹質量方針的要求。

b）各部門負責人對本部門的人員進行質量方針的培訓和宣貫。

c) 在辦公場所、生產車間等區域通過張掛、板報等方法宣傳質量方針。

d）通過大力宣傳、學習質量方針，使全體員工都能理解質量方針并貫徹執行。

3.2.3 質量方針的評審和修改

a）在管理評審會議上評審質量方針的持續性、適宜性，以確保質量方針能適應本公司的宗旨、滿足顧客要求，并使質量管理體系有效性得到持續改進。

b）當質量方針需要修改時，應按《文件控制程序》的規定，對質量方針進行修改，重新發布按5.3.2.1 執行。

3.2.4 按《文件控制程序》的規定，對質量方針的批準、發布、評審和修改進行控制。

 

4 策劃

4.1 職責

4.1.1 總經理負責組織制定、批準質量目標。

4.1.2 管理者代表負責組織對質量管理體系進行策劃。

4.1.3 綜合部協助管理者代表組織各部門實現質量目標。

4.1.4 各相關部門負責質量目標的分解和目標的貫徹實施。

4.2  管理要點

4.2.1  質量目標

a) 總經理根據本公司的經營宗旨和質量方針，組織制定并批準公司質量目標（見《公司和部門質量目標》）。

b) 管理者代表根據本公司的經營宗旨、質量方針和質量目標，組織制定相關職能及各層次上的質量分目標。

c) 質量目標與質量方針保持一致，在質量方針的框架內進行建立和展開。

d）質量目標應包括對滿足產品質量特性的追求、對滿足產品質量特性所需的過程的要求和對滿足顧客要求的追求。

e）質量目標包括持續改進，采取分階段實現，逐步提高水平。

f）質量目標應可測量的，作業層次上的質量目標應予以量化。

g) 管理層和各部門負責人通過文件、會議和板報等方式向員工宣傳公司目標和部門目標，職能部門和作業層的員工把相關的質量目標轉化為各自的工作任務。

h) 各部門質量目標應每月統計上報綜合部，綜合部應對公司和職能部門質量目標定

期檢查、組織考核。

i）在管理評審時，應評價質量目標的適宜性和實現情況，必要時，對質量目標進行修訂。

4.2.2  質量管理體系策劃

a) 管理者代表負責組織對建立和實施質量管理體系所需要的過程進行策劃，并形成相應的文件，以滿足質量目標以及質量管理體系的總要求。

b）質量管理體系策劃包括：

──確定質量管理體系所需的過程，包括產品實現過程和支持過程，規定過程的輸入、輸出及相應的活動；

──明確實施這些過程以實現質量目標和總要求所需投入的資源，包括人員、供方、設備設施、工作環境、財務資源和信息；

──對質量管理體系的適宜性、充分性、有效性定期進行評審，根據評審尋找改進的機會，確保質量管理體系的持續改進。

c）在對質量管理體系某一過程進行變更策劃和實施時，應考慮其他過程的變化并采取相應措施，以保持質量管理體系的完整性。

d）對體系的完整性策劃，建立CCC與ISO相整合的管理體系。

4.3  相關文件和記錄

4.3.1公司和部門質量目標。

4.3.2質量目標統計記錄。

 

5 職責、權限和溝通

5.1 職責和權限

    

本公司規定了部門的設置（見章節2）及各部門、崗位的職責、權限和相互關系，各部門在質量管理體系中的職責（見章節3），并且編制工作文件《崗位責任制》，對各崗位的職責和權限作出具體、詳細的規定，確保員工明確自己的職責，有效進行質量管理的各項活動。

    本公司領導層、部門經理和有關人員的職責權限規定如下：

5.1.1 總經理

a) 確定質量方針，批準質量手冊，為實現質量方針提供資源。

b) 委任管理者代表、質量負責人、技術負責人，并授予相應的職權。

c) 分配和確定各職能部門的質量職責。

d) 召集和主持管理評審會議，保證質量體系不斷完善、不斷改進產品質量和開發新產品。

e) 批準涉外合同和新產品設計/開發計劃、技術改造和設備購置、更新計劃。

f) 具體領導人事工作，以及財務部、技術部、質量部、銷售部、采購部工作。

g) 依據合同法規領導合同評審工作。

h) 批準合格供方和采購文件。

i) 授權合格的質檢人員行使產品質量檢驗的權力，確保加貼認證標志的產品符合認證標準的要求。確保不合格和獲證產品變更后末經認證機構確認，不加貼認證標志。

j) 授權有資格的設計人員參予產品開發、設計，組織市場調研，制定營銷策略、決策、開拓市場。組織銷售部做好產品交付和售后服務保護顧客財產，保持與顧客溝通及定期開展顧客滿意度測量工作。

5.1.2 管理者代表、質量負責人

a) 負責組織建立、實施和保持質量管理體系，有權對質量管理體系進行監督、協調，組織落實質量方針和目標的實施。

b) 負責質量手冊的審核。

c) 組織質量體系的內部審核，聘任內部審核員。

d) 向總經理報告質量管理體系運行情況，提供管理評審及提出管理體系改進的建議。

e) 確保在公司內形成滿足顧客要求的意識。

f) 負責就管理體系有關事宜負責對外聯絡。

5.1.3技術負責人職責

a) 技術負責人負責認證產品中使用的關鍵元器件和材料(以下簡稱關鍵件)變更的審查、認定以及除變更時需要認證機構批準以外的其它關鍵元器件和材料變更的批準。

b) 應按認證實施規則要求，認真履行認證產品中關鍵元器件變更的審查、批準、上報工作，并對誰工廠及獲證產品的一對致性負責。

c) 負責新產品設計開發策劃，組織編制新產品開發計劃。

d) 組織制定技術改造和設備購置、更新計劃。

e) 負責對重大質量問題技術攻關，提出糾正和預防措施，對重大質量事故處理。

f) 認真做好并保存變更記錄，供工廠審查時審核。

5.1.4 總經理助理

a) 具體領導生產部、綜合部工作、倉庫工作。

b) 領導生產部門做好生產計劃組織，產品防護控制及工作環境的管理。

c) 負責依據技術法規組織生產保證產品質量。

h) 組織市場調研，制定營銷策略、決策、開拓市場。組織銷售部做好產品交付和售后服務保護顧客財產，保持與顧客溝通及定期開展顧客滿意度測量工作。

i）對質量管理體系進行監督、協調，組織落實質量方針和目標的實施。

5.1.5 綜合部經理

a) 推進、實施本部門的質量目標，負責組織質量方針、目標的宣貫工作，對各部門工作的考核，負責質量體系正常運行的日常監督和管理。

b) 負責人員培訓和考核工作。

c) 負責協助總經理做好管理評審及各項實施措施效果進行驗證。

d) 負責編制年度內部質量審核計劃和組織內部質量審核，編寫管理評審報告。組

織實施體系糾正和預防措施。

e) 負責質量管理體系管理文件的編制和體系文件的發放、控制和管理。

f) 負責基礎設施的管理和組織設施的維護。

g) 負責組織工作環境的檢查監督。

5.1.6 技術部經理

a) 推進、實施本部門的質量目標。負責新產品的設計、開發和試制工作，組織新產品設計過程的評審驗證和確認工作。

b) 負責組織產品技術文件、工藝文件、包裝技術條件，關鍵工序、特殊工序工藝文件的編制和審查。并對工序過程的質量監控進行指導。

c) 負責組織產品技術文件的收發、更改、管理、存檔工作。

d) 負責產品質量的改進，參與不合格品的評審和糾正、預防措施的制定。

e) 參與供方評審工作。

f) 負責認證產品一致性統籌事宜，并按控制規范進行施工設計。負責認證產品的變更實施的申請控制。

g) 負責對售后服務支持。

5.1.7 質量部經理

a) 推進實施本部門的質量目標。負責組織質量手冊的編制、修訂工作。

b) 負責生產材料零件和產(成)品檢驗、試驗工作和檢驗、測量和試驗設備的控制。

c) 負責不合格品鑒別和組織重大不合格品評審。

d) 參與供方評審工作。

e) 負責售后服務工作。

f) 負責產品檢驗和試驗、檢測設備的檢定校準記錄、不合格品處置記錄及匯總工作。

g) 負責對實施產品糾正和預防措施的驗證和監督。

h) 負責對生產過程的監督檢查及產品一致性日常監督抽查。

i) 負責監視和測量裝置的配置、檢定計劃、維護的管理。

5.1.8 銷售部經理

a) 推進、實施本部門的質量目標。負責組織產品合同的評審、簽訂和實施工作。

b) 負責組織對產品的宣傳銷售工作。

c) 做好與顧客的溝通、產品售前、售后服務工作，組織用戶訪問，提供用戶調查報告，及時反饋質量信息，收集顧客滿意度信息。

d) 做好顧客財產合同簽訂和與顧客的聯絡工作。

5.1.9 生產部經理

a) 推進、實施本部門的質量實施目標。負責編制生產計劃并組織實施，對生產過程的質量和產品防護實施控制。

b) 負責制造過程質量控制，督促做好關鍵工序的監控和記錄。

c) 負責對認證產品按控制規范要求組織生產，對認證產品已加貼的標志予以保護。

d) 負責組織對所屬班組范圍的不合格項進行原因分析，制定糾正和預防措施。

e ) 負責產品的包裝工作。

f) 負責對售后服務的支持。

g) 做好產品標識和檢驗狀態標識的工作。

h) 實施各項現場管理工作，如物料、產品的定置管理；設備、工裝的管理維護和安全文明生產等。

5.1.10 采購部經理

a) 推進、實施本部門的質量實施目標。

b) 負責原材料、外購件、外協件、元器件采購的管理和質量監控，做好采購工作。

c) 組織原材料、外購件、外協件、元器件的供方評審。

d) 負責建立合格供應商名錄，對供應商的資料做好保管和使用工作。

e) 編制、審核采購計劃。

5.1.11 財務部經理

a) 推進、實施本部門的質量實施目標。負責對倉庫管理指導。

b) 負責組織原材料、元器件標識。

c) 負責組織建立認證標志使用登記臺帳，及認證標志發放管理。

d) 負責對銷售合同成本的評審。

e) 做好外來資料的保管和使用工作。

5.1.12 生產、管理崗位的人員

a) 熟悉本崗位的工作職責，清楚本崗位工作依據的規范和程序。

b) 掌握本崗技能持證上崗。

c) 熟悉使用本崗位所用的工具和設備。

d) 做好本崗位工作中所需的記錄。

5.1.13 內部審核員

a) 參加培訓合格獲得資格證書。

b) 按審核計劃的要求開展審核工作。

c) 向管理者代表/質量負責人提交審核報告（組長) 及有關記錄和審核活動中的不合格報告。

d) 負責對糾正或預防措施運行跟蹤驗證，對執行結果的有效性進行評價，并將審核情況向管理者代表/質量負責人報告。

e) 協助部門主管推進本部門的質量管理活動。

f) 作為質量信息的聯絡員。

5.1.14 檢驗人員

a) 參加檢驗人員的培訓，并取得本公司的授權。

b) 按產品圖樣、工藝文件、技術標準、檢驗規程執行本崗位的檢驗和試驗任務。

c) 對產品不合格項目進行鑒別、標識、記錄和報告。對本崗位錯檢漏檢負責和返工品處置。

d) 做好檢驗記錄，并按要求傳遞，保存檢驗記錄。

e) 做好產品的檢驗和試驗狀態標識。

5.1.15 設計人員

a) 應獲得本公司認可的資格證書。負責產品的設計、開發、工藝工作。

b) 按產品設計開發計劃，設計程序進行設計工作。按標準要求編制工藝并實施管理或監督，做好產品施工設計工作。

c) 負責提供采購要求的技術文件。

d) 負責對技術文件、工藝文件進行管理，完善并保存設計過程的各種文件和記錄。

e) 不合格品的評審提出糾正和預防措施的修訂。

f) 做好關鍵過程工藝控制。

g) 負責對認證產品按控制規范進行施工設計，負責對認證產品的變更實施申報及抽查技術資料準備。

5.1.16 其他崗位職責和權限見《崗位責任制》。

5.1.17 通過會議、培訓、文件發放等形式進行溝通使各部門、人員清楚本崗位的職責和權限。

5.2 管理者代表、質量負責人和技術負責人由總經理任命，其職責與權限見本手冊5.2.1章節。

5.3 內部溝通

5.3.1 總經理應確保在本公司內不同部門和職能之間就質量管理體系的信息進行溝通，溝通內容：

a) 滿足顧客要求和適用的法律法規要求；

b) 質量管理體系實施情況；

c) 產品的質量情況；

d) 生產安排，等等。

5.3.2 信息的溝通方式可采用書面資料、記錄、會議、分析會、報告、報表、通知、通報、墻報、口頭匯報，討論交流等方式予以傳遞。

5.3.3 信息的處理

a) 產品質量信息由接收部門傳遞給質量部進行處理，需要時由技術部進行分析，提出處理意見。

b) 體系管理工作質量的信息由接收部門傳遞給綜合部進行處理，需要時由質量部協助處理。

c) 不合格信息或潛在的不合格按《改進控制程序》進行處理。

5.4相關文件和記錄

5.4.1 崗位責任制

5.4.2 會議記錄

5.4.3 信息反饋單

 

6 管理評審

6.1 職責

6.1.1 總經理負責主持管理評審會議。

6.1.2 管理者代表/質量負責人負責組織評審所需的資料。

6.1.3 綜合部負責協助管理者代表/質量負責人做好評審的組織工作。

6.1.4 各部門負責提供評審所需的資料，對評審提出的問題予以改進。

6.2 管理要點

6.2.1管理評審的目的

a）評價質量管理體系的適宜性、充分性和有效性；

b）評審質量方針和質量目標的適宜性；

c）評審質量管理體系改進和變更的需要。

6.2.2管理評審的時間間隔和時機

管理評審活動每年（12個月）至少舉行一次。在質量管理體系建立和實施初期，視情況的需要可安排管理評審。當出現下列情況時，可隨時進行管理評審：

a）質量體系發生重大變化時（如組織機構的重大變化、采用標準的變化、產品實現過程的重大變化、產品的結構和安全特性發生變化時）；

b）市場情況發生重大變化時；

c）出現重大質量事故或連續被顧客投訴時；

d）外部質量管理體系審核之前（如認證注冊審核、監督審核等）；

e）其他認為有評審需要時。

6.2.3管理評審前的準備

a）總經理確定要進行管理評審活動時，由管理者代表負責組織準備工作。

b）綜合部協助管理者代表編制“管理評審計劃”，由總經理審批后提前分發給會議成員。管理評審計劃中應明確：

    ──本次管理評審的目的、范圍、依據；

    ──管理評審參加人員名單 ；

──評審的時間和地點；

──評審議程安排；

    ──評審工作要求；

    ──必要時，附上提供評審用的文件。

c）有關部門按“管理評審計劃”要求準備相應資料，做好發言準備。

6.2.4 評審的實施

a) 評審會議由總經理或其授權委托的人員主持。

b）評審項目責任部門負責陳述被評審項目（活動）的現狀。

c）與會人員按計劃進行或聽取有關匯報，展開討論和評價。

d）綜合部負責做好詳細的記錄。

e）總經理根據討論和評價情況，對評審內容作出評價結論，有關決議提請與會人員通過。

6.2.5 評審輸入

    管理評審應予以評價的內容包括以下方面有關的當前績效和改進機會：

a）質量管理體系審核的結果（內審/外審）；

b）顧客反饋（包括顧客抱怨、需求和期望以及顧客滿意的調查結果）；

c）過程績效和產品實物質量分析；

d）預防措施和糾正措施的實施情況；

e）執行質量方針和實現質量目標的情況；

f）以往管理評審決議事項的執行情況；

g）可能影響質量管理體系的變更情況；

h）改進質量管理體系過程的建議；

i）產品結構和安全特性的變化情況；

j）其他需要評審的內容。

6.2.6 評審輸出

管理評審的輸出包括與以下方面有關的措施：

a) 質量管理體系有效性及其過程有效性的改進；

b) 為滿足顧客要求和適用的法律法規要求而實施的產品改進；

c) 資源需求。

6.2.7 綜合部根據管理評審的結果編制“管理評審報告”，“管理評審報告”的內容包括：──管理評審目的；

──管理評審范圍；

──管理評審時間和參加人員；

──管理評審內容；

──管理評審綜述和結論；

──決議事項（包括5.6.2.6提及的有關措施）。

“管理評審報告”經總經理審核批準后，印發給參加會議的有關部門。

6.2.8 各部門應執行管理評審的決議，對評審提出的問題采取措施予以改進。

6.2.9 綜合部負責組織檢查各項決議事項的執行情況，隨時向總經理匯報，以保證質量管理體系的正常運行和持續改進。

6.2.10 經過評審要對方針、目標等加以修訂時，按規定程序加以修改。

6.2.11綜合部保存管理評審資料和記錄。

6.3 相關文件和記錄

6.3.1 管理評審計劃

6.3.2 管理評審會議記錄

6.3.3 管理評審報告

 

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