第八章 采購及支出管理
1 工程項目分包招標管理業務流程     
一、業務目標    
   
規范工程項目分包招標行為，保證分包工程質量，合理降低工程成本，提高企業經濟效益；    
    
工程項目分包招標符合國家法律、法規和公司規章制度的有關規定。    

二、業務風險    
    
工程項目分包招標不規范導致項目質量出現缺陷、工程進度滯后、出現勞務糾紛以及不合理分包成本等問題，給企業造成信譽與經濟損失；    
   
采購過程不合法或違反有關的規定，可能遭受外部處罰、經濟損失或信譽損失。    

三、業務范圍    
該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）關于工程項目專業分包和勞務分包招標管理的相關流程，主要包括分包招標政策管理、工程分包計劃的制定與審批、發標管理、評標與定標管理、分包合同的訂立與審核等。    

四、業務流程描述    
1 分包招標政策管理     
為了規范工程分包招標投標活動，保證工程質量和施工安全，股份公司各級單位嚴格執行《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國招標投標法》、建設部《房屋建筑和市政基礎設施工程施工分包管理辦法》等有關法律法規。     
股份公司建筑事業部是股份公司房屋建筑項目施工分包招標工作管理機構，負責貫徹落實國家地方政府對施工分包管理的有關法律、法規及政策；負責制訂股份公司施工分包招標管理辦法及招標文件范本并由股份公司授權代表股份公司對股份公司的房屋建筑項目進行分包招標。    
各級子（分）公司要依據股份公司施工分包招議標管理辦法制訂符合本企業實際的施工分包招議標管理實施細則。 
股份公司及各級子（分）公司要成立施工分包招標工作小組,招標小組由分包管理、工程技術、商務合約、安全管理等專業人員組成，成員應為5人以上的單數。    
    
2 工程分包計劃的制定與審核    
股份公司及各級子（分）公司項目經理部在工程開工前，根據本工程的特點及施工組織進度安排制定《工程勞務、專業分包計劃表》，主要包括擬分包的分部、分項工程名稱、估算工程量、預計工期、預計進場時間等內容，報送本公司分包主管部門審核簽字并備案。   
施工過程中，需分包的各分項工程在開工前規定的時間內，由股份公司及各級子（分）公司項目經理部依據經審批的《工程勞務、專業分包計劃表編制該分項工程的《工程勞務、專業分包申請表》，主要內容包括分包內容、質量要求、工期要求等，由項目經理部計劃崗復核簽字后，報送公司分包主管部門審批簽字。  

3 發放投標邀請     
股份公司及各級子（分）公司分包主管部門根據項目經理部報送的《工程勞務、專業分包申請表》，從合格勞務、專業分包商名錄中推薦三家以上    
135單位經招標工作小組考察審核后，發出《投標邀請書》和《招標文件》。招標文件由商務合約部門負責起草后經招標工作小組討論通過后實施。    
   
4 接受投標    
投標人按照《投標邀請書》和《招標文件》的要求遞送標書，公司分包主管部門整理、保管投標書。 

5 開標和評標     
公司分包主管部門根據公司規定組織成立評標小組，評標小組成員主要由公司招標工作小組成員和項目經理部相關人員組成。    
評標小組負責按照《招標文件》規定的評標辦法和標準，遵循公開、透明的原則，嚴格執行《分包招標開標程序》，對投標文件進行開標和評審，并對開標過程進行記錄及存檔。    
評標小組進行詢標工作，分別找投標方澄清對招標文件有關問題的理解。有關問題主要包括：對分包范圍工作內容的理解；對施工方案的理解包括施工技術、設備投入等內容；分析價格組成是否合理；了解對方管理人員和設備力量的配備情況等。    
根據同類型項目市場價格對各家報價進行分析比較，通過談判確定價格。    
澄清工作應做書面記錄，評標小組成員和投標人分別在記錄上簽字確認。    
評標小組成員分別按照評標辦法，對各投標人的投標文件進行獨立評標，加權平均后計算出有效標的分值，即為投標人的得分。評標內容包括對投標報價、施工方案、投標業績及實力、質量目標、工期目標、勞動力組織的評分和評定。    
評標小組完成評標后，寫出書面《評標報告》，推薦中標候選人。其中“評標小組評審結果”、“推薦的中標候選人”、“評標小組全體成員簽字”三欄需要所有評標小組成員共同填寫。    

6 確定中標人     
分包主管部門將《評標報告》報公司主管副總經理審批簽字后，確定最終的分包項目中標人。    
由分包主管部門向中標人發放《中標通知書》。通知書必須經招標人、招標小組蓋章確認后生效。    

7 分包合同的     
訂立與審核    
公司制訂《房屋建筑和市政基礎設施工程施工分包管理辦法》，明確分包合同管理流程及相關職能部門的管理職責及管理內容。    
公司商務合約部門負責起草施工分包合同文本。當公司與中標人簽訂分包合同時，一般采用公司分包合同文本格式，地方主管部門要求使用當地標準文本的采用地方主管部門頒發的文本。    
公司實行合同評審制度。公司商務合約部門負責牽頭施工分包合同的評審工作，組織分包管理、財務、資金、工程、安全等部門參與合同的審核會簽。    
合同審批程序
申報。各級公司的法人委托人在授權范圍內簽訂分包合同，填寫“分包合同簽約申報表”（一式二份），報公司領導審查批準。    
審核。公司被授權主管人或者有關人按照規定的審批權限，負責對送審的分包合同進行審閱。    
會簽。各相關部門按照本部門的職責權限負責對合同進行審核會簽    
批準。分包合同審核會簽后，按規定上報領導審查批準后正式簽訂。    
簽訂。公司所有分包合同均由總經理簽訂，或由授權的公司分管合約的副總經理簽訂，在未經總經理授權情況下，任何項目部、任何人均無權簽訂合同。    
分包合同加蓋公司合同專用章和法人章后生效。商務合約部負責對生效的合同進行編號歸檔。《工程項目分包合同簽訂及用印情況臺賬》更新參見合同管理業務流程   

五、相關制度目錄    
1 中華人民共和國建筑法     
2 中華人民共和國招標投標法     
3 房屋建筑和市政基礎設施工程施工分包管理辦法     

六、主要控制點    
1 工程分包計劃的制定與審批    
2 發出邀請申請與接受投標    
3 開標和評標管理    
4 中標人的確定與審核    
5 分包合同的訂立與審核    

七、檢查資料    
1工 程勞務、專業分包計劃表    
2 工程勞務、專業分包申請表    
3 投標邀請書    
4 招標文件    
5 施工分包合同管理辦法     
6 開標和評標記錄     
7 評標報告    
8 中標通知書    
9 分包合同    
10 《工程項目分包合同簽訂及用印情況臺賬》    
    
2 供應商審核與管理業務流程
一、業務目標     
  
保證企業對供應商管理的方法和程序符合國家法律、法規及企業有關規定的要求；    
   
保證供應商的資料數據保存完整，記錄真實、準確，易于管理，便于追蹤；    
   
合理設置供應商審核程序與審核權限，提高企業的決策效益與效率；    
  
維護和發展良好的、長期并穩定的供應商合作關系，開發有潛質的供應商，促進企業的長遠發展戰略。    

二、業務風險    
    
供應商的審核與和管理違反了國家法律、法規及企業有關規定的要求，導致外部處罰、企業市場形象或聲譽受損；    
    
供應商信息調查不清，供應商提供虛假資料或不真實的數據，影響產品質量追蹤或信息管理的需要；    
   
供應商審核程序不當，權限設置不清或發生越權行為，可能導致企業的經濟利益受到損失；    
   
供應商關系不穩定，提供產品或服務質量達不到要求，影響企業的長遠發展。    

三、業務范圍    
該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）關于供應商審核與管理的相關流程，主要包括供應商審核及供應商檔案管理等內容。    

四、業務流程描述    
1 供應商審核    
   
新增供應商的管理    
    
新增供應商的審核：對于潛在的新納入尚未經評審的供應商，需要參與投標的，在投標前，物資管理部門供應商管理崗位人員收集并審核新增供應商的所有證書、證件等登記資料并報物資管理部門負責人審核，經物資管理部門負責人審核后準予參加投標的新增供應商，須由物資管理部門負責人做出書面批示。    
   
物資管理部門采購人員組織項目有關人員實地考察供應商的倉儲、物流、生產能力、質量管理、資信能力等方面，填寫《供應商評價表》，并提出是否評價為合格供應商的意見，經項目負責人審核簽字后報物資管理部門負責人審批，物資管理部門負責人審核簽字后列入《合格供應商名錄》。    
合格供應商名錄的更新：物資管理部門采購員將考核合格的新增供應商納入合格供應商名錄，剔除不合格的供應商，并對原有名冊更新。    

現有供應商管理    
   
已有供應商的審核：每年度末，物資管理部門供應商管理崗位人員收集供應商的年檢資料及更新資料，對“合格供應商名錄”中的供應商的產品質量、供應服務、價格優惠程度等方面進行評價，提出是否保留供應商資格的意見并填寫《供應商評價表》，報物資管理部門負責人審核，物資管理部門負責人審核簽字確認。經評審合格的供應商轉入下一年度合格供應商名錄。    
   
2 不合格供應商的管理    
   
凡具有下列情況的供應商，即為不合格供應商：    
a)造成質量事故；    
b)連續三次或一年累計出現三次安全、環保不符合項；    
c)不履行合同義務，或供貨能力出現問題；    
d)在合作過程中未及時按承諾提供最新資料；    
e)發生行賄、串標等違規行為。    
凡在省市級及以上的專業媒體上登載有違規和國家各檢測單位發表的產品檢測結果為不合格的供應商，應即評價為不合格，取消其供應資格，一年內不得與其合作，一年后如需合作的，須重新進行評審；所供物資連續三次出現不合格或者不合格批量較大或有不良業績時，物資管理部門采購人員對該供應商重新進行評價，評價結論分為合格、保留觀察、不合格，填寫《供應商評價表》，經物資管理部門負責人審核簽字確認。評定為不合格的供應商經確認，立即從合格供應商名冊中刪除。    
被評定為不合格供應商的由物資管理部門及時從合格供應商名錄中刪除，并書面通知各項目經理部一年之內不得在此供應商處進行采購，重新使用時，要加大評價力度。    
如果供應商中標后，因供應商自身原因而中止供應物資或中止合同，供應商將被清除出合格供應商名錄，一年以內不得發生業務往來。    

3 合格供應商名錄制定    
與工程質量、安全及健康和環保等方面有關得物資供應商，在進入供應商名冊前，填寫《供應商登記表》，報各級公司物資管理部門。    
各級    
公司物資管理部門供應商管理崗位人員對《供應商登記表》審核簽字，檢查供貨商所提供的資料并提出預審意見，報物資管理部門負責人審批。物資管理部門負責人以供貨商的實力、商譽及以往服務的表現作為依據，審核并簽署是否列入合格供應商名冊的意見。    
物資管理部門供應商管理崗位人員根據經審核合格的供應商登記表等資料，建立并登記合格供應商名錄。每個年度內須編印并保存最新版《供應商名錄》以供采購人員查閱。    

4 合格供貨商名錄更新    
每年年初，各項目經理部物資管理人員對供應商進行評審，編寫供應商評價意見，經項目經理審核簽字后報公司物資管理部門。物資部門供應商管理崗位人員根據各項目部對供應商的評價意見對所有供貨商就過去一年的表現進行全面的評估、復審，填寫《供應商評價表》，經物資管理部門    
負責人審核簽字確認。對不合格的供貨商按條款2的規定進行管理。    
對犯有嚴重違反按時、按質、按量、按安全及健康和按環保要求供貨的供貨商，項目負責人及采購員要書面通知物資部門主管人員。物資部門供應商管理崗位人員在全面考慮實際情況后提出書面處理意見后報物資部門負責人，物資管理部門負責人對處理意見做出批示。必要時，經物資部門負責人批準可立即將供貨商從《合格供應商名錄》中除名。    
更新后的供貨商名錄由物資管理部門重新編印。    

5 供應商檔案    
物資管理部門保存供應商檔案。    
供應商檔案包括供應商資質文件、供應商業績、合格供應商檔案、合格供應商名冊、供應商聯系方式、供應商評價表及其它相關材料。    

五、相關制度目錄    
1 中建總公司《工程項目管理規范》     
2 《中建股份項目管理手冊》     

六、主要控制點    
1 供應商登記     
2 供應商審核     
3 供應商管理     
4 供應商名冊的建立和更新     
5 供應商檔案管理     

七、檢查資料    
1 供應商評價表 
2 新增供應商證書、證件等資料     
3 合格供應商名錄     
4 供應商登記表     
5 不合格供應商資料     
6 供應商檔案資料   

八、業務流程圖（略）