業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

目前X公司對于應(yīng)付帳款的憑據(jù)管理是由供應(yīng)處收集并審核供應(yīng)商開具的發(fā)票和入庫單，財務(wù)部門以此作為入帳依據(jù)，完成支付業(yè)務(wù)后，以銀行付款單據(jù)作為付款憑證依據(jù)入帳, 對憑證進(jìn)行編號，沒有對發(fā)票進(jìn)行編號管理。供應(yīng)商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給會計審核其中的價格和數(shù)量是否與采購訂單和接收入庫單相符。審核后，由財務(wù)應(yīng)付會計審核與登記帳務(wù)。

現(xiàn)狀分析

對于財務(wù)審計與管理制度而言，與外部機(jī)構(gòu)發(fā)生的往來業(yè)務(wù)中，雙方往來的發(fā)票是真正形成債權(quán)債務(wù)關(guān)系的依據(jù)。

基于現(xiàn)狀的發(fā)票管理，由于付款業(yè)務(wù)處理時是供應(yīng)商，而不是針對該供應(yīng)商的具體哪張發(fā)票，對應(yīng)付款的管理不夠詳細(xì)，在一定程度上增加了企業(yè)對于應(yīng)付帳款與實(shí)際發(fā)票間匹配關(guān)系的風(fēng)險，增加了企業(yè)對于流出資金的風(fēng)險，也降低了企業(yè)對于供應(yīng)商付款計劃的合理性安排、不利于進(jìn)行帳齡分析。

對于貨物已到，發(fā)票未到的、或其他手續(xù)不全的貨物，不能及時入帳，而是采用月底核對從倉庫來的入庫與發(fā)票的方式統(tǒng)一記賬，這樣使得不能夠隨時準(zhǔn)確的記錄帳務(wù)情況。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由采購應(yīng)付會計崗位負(fù)責(zé)。

對于發(fā)票管理分以下幾個方面進(jìn)行闡述：

由于財務(wù)管理與審核制度中對于債務(wù)的確認(rèn)是基于發(fā)票層次上的，因此，真實(shí)發(fā)票的開具時間即為債務(wù)的確認(rèn)時間。

Oracle對于發(fā)票的編碼方式在兩個層次上進(jìn)行，其一建立在發(fā)票批組層次，其次建立在發(fā)票層次；

在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號

不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務(wù)發(fā)生時的票據(jù)號碼對于財務(wù)管理而言都具有實(shí)際考核與跟蹤意義，同時考慮到Oracle系統(tǒng)將發(fā)票定義為標(biāo)準(zhǔn)、貸項(xiàng)、預(yù)付、費(fèi)用報表等類型。因此，建議用手工編號的方式將將發(fā)票類型代碼（標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票代碼 S、預(yù)付款發(fā)票代碼 P、費(fèi)用報表發(fā)票代碼 E）加實(shí)際票據(jù)號碼錄入系統(tǒng)，以便于跟蹤票據(jù)的實(shí)際發(fā)生情況。（M做得到）

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

目前X公司的庫存材料的采購具體由采購部門負(fù)責(zé)，并由倉管部門負(fù)責(zé)庫存管理，建立手工臺帳核算材料收發(fā)存數(shù)量明細(xì)。審計處負(fù)責(zé)采購價格的審核、查證工作，財務(wù)處只核算材料金額，不核算數(shù)量。

目前對材料采購的財務(wù)處理流程如下：收到原材料后，財務(wù)處不做帳務(wù)處理，供應(yīng)商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給財務(wù)應(yīng)付會計審核并登記帳務(wù)。

月末對于貨到已驗(yàn)收而未登帳的材料，做暫估處理。

材料發(fā)出采用計劃成本核算。

會計分錄：

收到供應(yīng)商對帳單發(fā)票，匹配訂單、驗(yàn)收單

        借：材料采購

           貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商

材料驗(yàn)收入庫后，憑入庫單

         借：原材料

         借（貸）：材料采購差異

            貸：材料采購

月末對于未對帳的驗(yàn)收單暫估入庫

        借：原材料  

            貸：應(yīng)計帳款-暫估

月初沖回

        借：應(yīng)付帳款-暫估

            貸：原材料  

X公司提出希望加強(qiáng)對采購價格、數(shù)量的控制。

問題

現(xiàn)有的應(yīng)付款記帳經(jīng)歷了采購員審核、審計處審核和記帳員對帳記帳三個環(huán)節(jié)。這是在沒有管理信息系統(tǒng)情況下為加強(qiáng)應(yīng)付款的控制要采取的措施。應(yīng)用ERP后，采購員及審計處的審核將由于計算機(jī)的使用而變的非常簡單；進(jìn)而，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的優(yōu)化，優(yōu)化的付款業(yè)務(wù)，將減少采購部門、審計處與財務(wù)處之間的業(yè)務(wù)往來和溝通協(xié)調(diào)，減少采購員與審計人員的工作量，加快業(yè)務(wù)處理，進(jìn)而大大提高付款的工作效率，加強(qiáng)了對付款的管理。

用月末暫估的處理方法，財務(wù)帳上不能及時反映原材料庫存的真實(shí)發(fā)生情況。

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)的，這里只是介紹了采購過程中的賬務(wù)處理。

根據(jù)X公司對于加強(qiáng)財務(wù)管理程度的要求，對于材料采購提出以下解決方案：

通過采購模塊對采購進(jìn)行管理（如通過審批層次對請購、采購的審批），貨物接收時（通過容限控制）進(jìn)入庫存模塊。應(yīng)付會計在發(fā)票匹配時通過選擇采購訂單把采購信息引入應(yīng)付，以減少錄入工作量和加強(qiáng)數(shù)量、價格的差異控制。在庫存和應(yīng)付模塊的動作會在總帳中產(chǎn)生相應(yīng)的憑證。這時，財務(wù)人員的角色發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，由原來的借貸制會計，成了一個應(yīng)付業(yè)務(wù)管理人員，除了審核發(fā)票帳單外，更重要監(jiān)督、控制，防止資產(chǎn)流失；由于ERP系統(tǒng)的高度集成，在錄入發(fā)票時，通過匹配可以檢索采購、入庫信息。應(yīng)付系統(tǒng)的發(fā)票審批（M能做到），進(jìn)一步加強(qiáng)了應(yīng)付業(yè)務(wù)的控制。工序外協(xié)的采購?fù)�材料采購一樣處理，其不同只是材料采購的物料同外協(xié)的物料定義不同。

由于材料驗(yàn)收入庫時，就以“材料采購”和“暫估入庫”科目進(jìn)行反映，因此可以及時反映材料的真實(shí)庫存和應(yīng)有的債務(wù)關(guān)系。

規(guī)范企業(yè)確認(rèn)債務(wù)的財務(wù)流程,減少了無效的工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

加強(qiáng)了對應(yīng)付款的控制。

Oracle應(yīng)付帳款業(yè)務(wù)子系統(tǒng)形成的會計分錄：

收到材料，在庫存系統(tǒng)中做接收：

       借：材料采購

           貸：暫估入庫

材料入庫

借：原材料

借（貸）：材料成本差異——訂單差異

           貸：材料采購

收到供應(yīng)商發(fā)票及明細(xì)清單，在應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行采購訂單和發(fā)票匹配：

借：暫估入庫

借（貸）：材料成本差異——發(fā)票差異

          貸：應(yīng)付帳款

當(dāng)供應(yīng)商已交材料但發(fā)票未到的退貨，對之不作帳務(wù)處理。而當(dāng)收到供應(yīng)商材料后，并收到發(fā)票與采購訂單匹配后，發(fā)生退貨時則根據(jù)對方開出的單據(jù)作貸項(xiàng)通知單沖回。貸項(xiàng)通知單的分錄是以上采購訂單和發(fā)票匹配分錄的相反分錄。

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

對于一般用品或者辦公用品，現(xiàn)在是由公司辦公室負(fù)責(zé)的，有辦公用品需求時，填寫請購單據(jù)，經(jīng)請購部門主管核準(zhǔn)后，經(jīng)過財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批和對預(yù)算的核對后，由公司辦公室聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購， 用品收到及驗(yàn)收后，采購人員拿發(fā)票交財務(wù)處入帳。此類采購由于單位價值低且為日常消耗品，直接在報銷時作為費(fèi)用入帳。

會計分錄：

         借：制造費(fèi)用/管理費(fèi)用等

貸：銀行存款/應(yīng)付帳款

解決方案

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由采購應(yīng)付會計崗位負(fù)責(zé)。

針對這類采購與支付業(yè)務(wù)的實(shí)際特點(diǎn)，可采用如下解決方案：

在總帳中完成對于易耗品的采購與支付，直接通過手工分錄記錄有關(guān)事務(wù)處理情況；分錄時先將本次采購計入公司辦公室的管理費(fèi)用，當(dāng)有關(guān)部門領(lǐng)料的時候，再將辦公室的管理費(fèi)轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門的有關(guān)費(fèi)用上。（不必走采購流程）

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

固定資產(chǎn)采購須填寫申請，然后經(jīng)由請購部門、財務(wù)處、廠長等審批，采購部門或?qū)Ｂ氊?zé)任部門（比如計算機(jī)由信息中心負(fù)責(zé)）采購后，固定資產(chǎn)管理部門提交固定資產(chǎn)各類經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的單據(jù)原始單據(jù)。財務(wù)部門據(jù)此入帳。

目前設(shè)備處有固定資產(chǎn)的實(shí)物管理臺帳。

會計分錄：

           借：在建工程

              貸：銀行存款/應(yīng)付帳款

          借：固定資產(chǎn)

              貸：在建工程

解決方案

Oracle系統(tǒng)會計分錄：

如果通過在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票

        借：在建工程中轉(zhuǎn)

貸：應(yīng)付帳款

如果直接購買固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票

        借：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)

貸：應(yīng)付帳款

本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由固定資產(chǎn)管理崗位負(fù)責(zé)。

Oracle固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與應(yīng)付帳款子系統(tǒng)是一個具有良好集成關(guān)系的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，對于固定資產(chǎn)的成批增加通過應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行增添。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文