第七章 集中采購管理方案
WHY？
集團企業如何發揮集中采購的優勢，降低采購成本？
如何使原材料庫存控制在一個合理的水平？
如何及時、準確地制定采購計劃，按需采購？
如何對供應商進行科學、及時、準確的評估，提高交貨準確率？
如何有效控制采購價格，以有效地控制采購成本？
如何保證采購物資的質量？
如何規范采購交易行為，并確保各級人員按規范處理采購業務？
如何提供及時、可靠的信息供領導者進行采購決策？

方案說明：本方案是為各類企業集中采購業務管理信息化建設提供的解決方案。本方案適用于集團企業物資公司模式的集中采購管理、集團企業虛擬采購組織模式等多種模式的集中采購管理。本方案適用于生產性及非生產性物資、勞務的集中采購管理，同時支持企業級各種業務類型不同采購流程的采購管理。

1 企業采購管理中經常遇到的問題
1、 集團企業如何發揮集中采購的優勢，降低采購成本？
2、 如何使原材料庫存控制在一個合理的水平？
3、 如何及時、準確地制定采購計劃，按需采購？
4、 如何對供應商進行科學、及時、準確的評估，提高交貨準確率？
5、 如何有效控制采購價格，以有效地控制采購成本？
6、 如何保證采購物資的質量？
7、 如何規范采購交易行為，并確保各級人員按規范處理采購業務？
8、 如何提供及時、可靠的信息供領導者進行采購決策？

2 NC集中采購管理能夠做什么？
1、 發揮集中采購的規模效應，降低采購成本。
支持物資公司模式和虛擬采購組織模式的集中采購。
2、 強化物資采購的集中管理控制
支持企業定價權、采購權、質檢權及支付權做必要的分離以及設專門部門負責采購合同管理、供應商的選擇、價格的確定、質量檢驗等。
3、 加強供應商管理。
可以實時采集供應商的歷史交易記錄，建立實用、先進的模型，對供應商從質量、價格、交期、服務、可持續的改進等多個方面進行科學的評估。
4、 加強采購價格管理
NC系統支持采購詢價比價，制訂采購基準價格，并指導、控制采購訂單的執行，從而達到降低企業采購成本的目的。
5、規范、協同、優化企業采購業務處理流程，提高采購工作效率。
支持采購業務從請購、訂單、收貨質檢、入庫、收票、到結算全過程的管理，并且能夠根據企業實際情況，靈活配置適于企業的各種不同業務類型的采購業務流程和審批工作流，支持企業采購業務流程的變化。
6、 幫助企業掌握全面的庫存信息，全面壓縮庫存。
NC通過對物資庫存存量狀態的細化，可以幫助企業動態掌握全面的庫存信息，并做出科學合理的采購計劃，從而全面壓縮庫存。

3 NC集中采購管理如何實現
NC認為，綜合分析各類企業集中采購管理，可以歸納總結為三種模式：集團企業物資公司模式、集團企業虛擬采購組織模式、企業級集中采購管理模式，以下將對這三種應用模式進行分析，并闡述NC對每一種應用模式是如何實現的。

3.1集團企業物資公司模式
1、應用模式分析
集團企業物資公司模式是指在整個集團企業內部，為了充分發揮集中采購的規模效應，降低采購成本，集團企業中單獨設置獨立核算的物資公司，負責對整個集團大部分物資進行集中采購。
集團企業物資公司模式下，集團企業內各公司向物資公司采購，物資公司匯總各公司采購需求，集中向供應商采購；物資公司與供應商進行采購結算，同時物資公司與各分公司進行內部采購結算；發貨方式主要有兩種，一種是供應商向物資公司發貨，物資公司向各分公司發貨，另一種是供應商直接向各分公司發貨。

集團企業物資公司應用模式如圖1示。

 
圖1
注：圖中實線代表采購訂單流向及采購結算流向；虛線代表物流流向。

2、 應用邏輯角色
集團企業物資公司模式從系統應用的角度應設置如下邏輯角色，如表1示：

表1

3、 應用流程圖如圖2示。

 
圖2

4、 應用流程圖說明
1） 集團企業中XX公司根據各部門請購匯總，生成并提交對物資公司的采購訂單。
2） 物資公司接收、確認集團企業各公司采購訂單，并通知各公司。
3） 物資公司計劃部負責匯總各公司采購訂單，包括物資公司本身的采購申請，生成物資公司對供應商的采購訂單。
4） 物資公司質價部，負責供應商管理、采購價格管理，指導采購訂單業務的執行。
5） 物資公司采購業務部對采購訂單進行審核，提交供應商。
6） 物資公司采購訂單到貨、到貨檢驗、入庫、采購發票、采購結算后傳應付系統計應付及傳存貨核算系統計存貨入庫成本。
7） 物資公司根據各公司采購訂單生成物資公司對各公司的銷售訂單，并據以銷售出庫給各公司，與各公司進行內部銷售結算，結算后傳應收系統計應收及傳存貨核算系統計存貨出庫成本。
8） 各公司進行入庫確認，與物資公司進行內部采購結算，采購結算后傳應付系統計應付及傳存貨核算系統計存貨入庫成本。

5、 關鍵控制點說明
1） 請購單審批：主要包括對請購數量、請購資金預算的審批，NC提供物料的ATP可承諾量信息及請購資金預算信息可以輔助進行請購審批。
2） 采購訂單審批：主要包括對采購訂單的供應商、采購價格、付款協議、交貨方式等的審批。通過NC系統參數設置可以對采購訂單的價格進行合同價格控制、最高限價控制。
3） 到貨環節；交貨期、交貨數量控制、質量控制；
4） 采購發票控制：采購發票錄入時可進行與采購訂單比較，進行數量容差控制、單價容差控制。
5） 原材料合理庫存水平的控制：最高庫存控制、最低庫存控制、安全庫存控制。

3.2集團企業虛擬采購組織模式
1、 應用模式分析
集團企業虛擬采購組織模式是指在整個集團企業內部，為了充分發揮集中采購的規模效應，降低采購成本，集團企業中設置虛擬的采購組織，主要負責對整個集團各公司、部門物資請購的審批、訂單生成及審批，集團各單位只能對訂單進行后續執行。
虛擬采購組織模式的集中采購在跨國公司，外資企業中應用較多，可減少機構，降低采購人員及間接的采購成本，是NC推薦的一種集中采購模式。
虛擬采購組織模式應用模式如圖3示。

 
圖3
注：
采用哪種采購模式，企業將根據具體情況，根據物料性質的不同而不同，一般對各公司、各分廠、各部門普遍公用的物料采用集中采購模式的情形比較多。
實際應用中，采購組織可以是部門，可以是小組，也可以是具體的人。
可以根據物料分類的不同，設立多個虛擬的采購組織。

2、 應用邏輯角色
集團企業虛擬采購組織模式從系統應用的角度應設置如下邏輯角色，如表2示：

表2

3、 應用流程圖如圖4示。

 
圖4

4、 應用流程圖說明
1） 股份公司、各分廠、各分公司提出物資請購，在請購時注明采購組織。
2） 集團公司的采購組織對各單位物資請購進行審批。
3） 集團公司的采購組織根據審批的物資請購生成各單位的采購訂單，并進行審批。
4） 集團公司質價部負責供應商管理、采購價格管理工作，并對采購訂單業務提供指導和監督。
5） 審批后的采購訂單交由各單位執行，進行后續采購日常業務處理，包括采購到貨、采購入庫、采購發票、采購結算等。
5、 關鍵控制點說明
1） 集團采購組織對請購單審批：主要包括對請購數量、請購資金預算的審批，NC提供物料的ATP可承諾量信息及請購資金預算信息可以輔助進行請購審批。
2） 集團采購組織對采購訂單審批：主要包括對采購訂單的供應商、采購價格、付款協議、交貨方式等的審批。通過NC系統參數設置可以對采購訂單的價格進行合同價格控制、最高限價控制。
3） 到貨環節；交貨期、交貨數量控制、質量控制；
4） 采購發票控制：采購發票錄入時可進行與采購訂單比較, ，進行數量容差控制、單價容差控制。
5） 原材料合理庫存水平的控制：最高庫存控制、最低庫存控制、安全庫存控制。

3.3企業級集中采購管理模式
1、 應用模式分析
企業級集中采購管理模式指在企業級采購管理應用中，各部門所需物料統一由采購部門進行集中采購，尤其對公用的物料采購，如辦公用品、辦公設備、消耗性材料、勞務，及重要物料，可以由各用料部門提出采購申請，由專門的采購部門進行采購，另外基于“不相容權利應分開設置”的原則，將定價權、采購權、質檢權及支付權做必要的分離，如對供應商選擇、采購價格、質量檢驗、采購合同簽定等可設置專門的質價部進行管理。
企業級集中采購管理應用模式如圖5示。

 
圖5

2、 應用邏輯角色
企業級集中采購管理模式從系統應用的角度應設置如下邏輯角色，如表3示：

 
圖8

3）直運銷售：
對于進行直運銷售的企業而言，無需進行實物的收發，即完成購銷業務，由供應商直接將商品發給企業的客戶。結算時，由購銷雙方分別與企業結算，開具購銷發票，進行資金的劃轉。
企業級集中采購管理----直運銷售業務類型應用流程如圖9示。

 
圖9

7、 NC對物料采購過程中狀態的管理
NC設置了下面的一些狀態，用于實時了解采購物資的狀態：
已計劃量：描述已經下請購單，但尚未下達為采購訂單的這部分原材料的量；
訂單在途量：已經形成采購訂單，但尚未到貨的這部分原材料的量；
到貨待檢量：已經到貨但尚未完成檢驗，未入庫的這部分原材料的量；
現存量：指目前倉庫中實物存量；
不可用量：指由于某種原因被凍結，不可使用的量；
已分配量：指已經下達的生產計劃或銷售定單鎖定的的這部分原材料或成品的量；
可用量：可供使用的這部分原材料的量，是一個計算結果，與時間有關；
物料采購過程中的狀態如圖10示。

 
圖10

NC的這些狀態量可在時間軸上展開，如圖11示。通過查詢這些狀態量，可使你的工作更有計劃，更協同，采購過程及庫存水平的控制更為有效。

 
圖11

4 NC集中采購管理方案應用價值
1、 逐漸顯示集中采購的規模效應，采購成本明顯呈現降低的趨勢。
2、 輕松、科學、實時、準確地進行供應商評估，為您選擇更好的供應商合作伙伴提供可信的決策信息；
3、 實時、動態地分析采購價格執行情況，幫您有效地控制采購成本，對采購業務員業績進行定量評估；
4、 隱蔽的權利公開化，集中的權利分散化，幫助企業構建全新采購模式；
5、 采購資金的規劃將會更準確，更有預見性；
6、 采購交貨期、交貨數量、質量將會得到有效的控制；
7、 采購物資的來源去向將會被精確記錄，使質量跟蹤變得非常容易；
8、 采購付款節奏將得到更為有效的控制；
9、 采購資金周轉速度將會大大加快；
10、 采購物資的庫存將會維持在一個合理的水平上，原材料類的存貨周轉天數會明顯縮短；
11、 實時、動態、準確地掌握整個企業全面的庫存信息，擺脫庫存積壓嚴重而缺貨率仍在上升的尷尬局面，庫存占用資金水平日趨合理；
12、 審批流程與預警平臺的應用，可使管理者在流程自動化后實現基于例外的管理……