4 U-2型高空偵察機的啟示

我（指李查德）掃視整個教室，學生人數比我預期的多，差不多三十人，這不要緊，我曾經教過大四倍的班，而且我是有備而來的。我整個夏天都痛下苦功，把所有可以拿到手的資料都讀完，并請教過十來位有豐富項目經驗的人，他們肯定遠比我眼前這班年輕的經理老練。我一定能應付他們提出的任何挑戰，起碼我可以招架得住。
他們都已就坐。教室里一片寂靜，我應該開始了。
正如一般情況，第一行差不多時空的，最后一個靜下來的人坐在后排，好，他身材高大，年紀和我差不多，應該受得起一點兒捉弄的。“你叫什么名字？”我指著他問。
我沒有選錯人，他并沒有假裝我在指向其他人。“馬可。”他聲如洪鐘。
“你為什么選這個課程？”我不客氣地問，我肯定每個人現在都全神貫注，他們還未習慣我的教學風格，以為教授只顧演講，不會考問學生的，他們一半人望著我，一半人望著馬可，有些還在微笑。
“我是項目經理。”他回答。
他見我不回應他的話，就繼續說：“我在一家生產數據機的公司任職，負責一個產品開發組。”
我繼續盯著他，但他再沒有說什么，最后我說：“你還沒有回答我的問題。”整個教室的氣氛頓然有點不自在。
我看看四周，沒有人敢正視我，沒有人想做下個受害者，我回頭望馬可。“你管理項目時，有沒有遇上什么問題？”
“其實沒有。”他回答。
“那么，你為什么選這個項目管理課程呢？”
他尷尬地笑笑。“我想還是有點兒問題吧。”他承認。
“你可以詳細說明一下嗎？”
“嗯。正在進行中的項目最初并不是由我領導的，上一任經理為項目作了一些很離譜的承諾，我擔心無法兌現。”
“例如呢？”我追問道。
“例如新數據機的性能表現和完成期限。”
有些學生在微笑，似乎有共鳴。
我直望著他，說：“而你希望這門課程會助你創造奇跡，是嗎？”
“希望是吧。”他不由自主地承認了。
“那么，你為什么要選這個課程呢？”我重復我的問題。
她說：“你瞧，我是項目經理，正修讀工商管理碩士課程，而你現在教的是項目管理，對不對？”
“呀！那么你選這個課程，就是因為它的名稱和你的職銜相似？”
他沒有回答，他還能說些什么呢？是放過他的時候了。
“有誰可以告訴我為什么要選這個課程？”我問全班。
沒有人回答，我大概已經嚇怕了他們。
我告訴他們：“當我還是學生的時候，選課要先看看哪位教授給的功課是以少出名的，就選那科，但是，恐怕我不是這類教授。”
這的確有點幫助，但不多。
我繼續說：“聽好，你們來這里是要取得一個學位—一張能夠助你資企業里往上爬的文憑，但我希望你們的目標不單單是這個，而是為了學會一些真正能幫助你們完成工作的技巧。”
所有人都點點頭。
“你們有兩個選擇，一是我站在講臺上，講足整個學期，我可以以什么優化（optimization）技術來嚇唬你們，你們要明了相關的運算程序已不容易，要運用就更困難，我敢保證，對你們一點點幫助也沒有。或者，我們可以群策群力，憑你們的經驗和從書籍或文獻發掘出來的資料，一起摸索出一個更有效的管理項目方法你們選擇哪個？”我問。
“沒有選擇的余地，對嗎？”
在教室的后排，馬可舉手問：“那么，我可以在這課程里得到些什么？”
好家伙，問得妙。“馬可，你剛才說項目遇上大難題，我認為課程能令你更有效地處理那些大難題。”
“聽來不錯。”他說。
我對全班說：“假設我現在已經充分掌握書本和文獻中所有有關的知識，下一步，就是要了解你們管理項目的經驗水平，除了馬可，還有誰的工作與項目撤上很大關系呢？”
一個坐在第三行，瘦削的紅發青年舉手說：“我叫泰德，在一家建筑公司任職，我們做的任何工作都和項目有關。”
“你在那里工作多久了？”我問。
“六年。”
“好。”我說。“還有其他人嗎？”
出乎我意料之外，沒有人舉手。最后，我被一位金發女士搭救了，她獨自一個人坐在前排，她遲疑地問：“‘項目’究竟是什么，你可以下個定義嗎？”
我很快地搜索腦海中四本教科書對“項目”的定義，但似乎都太浮夸了，怎么可以扯上這類定義呢？例如：“一組旨在達到某一特定目的的活動，他們有明確的開始和終結。”如果我想將課程搞的實際一點，并聯系到他們的工作去，最好別引用這些過分簡單或復雜的定義，語氣絞盡腦汁去定義它，倒不如描述它，最后我說：“在你的工作中，有沒有遇到一些復雜的計劃，需要用圖解才能表達各人的任務？”
“我不明白。”她回答。
“一些方塊圖，顯示出達成目標必須經過的各個步驟，以及什么步驟必須嚴格遵循順序，什么可以并行。或者一些圖表，顯示出每個步驟應該開始和完成的時間。在你的工作中，如果需要用這類圖表，那么你就是遇上一個項目了。”我說。
“我明白了。”她說。
“你的工作牽涉項目嗎？”我問她。
“根據你的定義，是牽涉的。”她回答說，“我是產品經歷，我們在推出新產品之前都要花很多時間去制作這些圖表。”
“你叫什么名字？”
“露芙。”
她的例子可能對其他人很有幫助，因為他們很快便發現幾乎所有人都前設在某類項目之中，有些更在百分之百項目環境下工作，例如設計工程的馬可、建筑業的紅發青年泰德和身穿夏威夷襯衫搞軟件程序的查禮。
其他人不是和項目打交道，就是統領項目，例如搞營銷的露芙、經常查核項目的會計師佛烈、正參與工廠擴展計劃的白賴仁。最妙的是他們涉及五花八門的項目運作環境，但這對我來說也是危險的，如果我不能針對各項目的共同點進行有效的引導，我將一敗涂地，成為眾矢之的。
這就是我暫時避而不談個別項目的原因。我問：“你們對英法海峽隧道有什么認識？”
泰德，那紅發學生，搶先發表意見：“是不是那條連接英國和法國的火車隧道？”我確定后，他繼續說：“我聽說他們的成本大大超出預算。”
“數以十億計。”會計師佛烈補充說。
“它變成了一個非常嚴重的問題。”泰德滔滔不絕，“有一個時期他們甚至考慮閃出一些原來雄心萬丈的設計。”
為了鼓勵更多人加入討論，我問全班：“還有呢？”
坐在前排的露芙回應：“我在電視上看到那隧道的大型開幕典禮，英女皇為它剪彩。開幕式已經遲了幾個月了，仍未能通車。”
“這是一個逾期兼超支的項目的典型例子。”我總結。
我舉出另一個著名的例子：北海鉆油平臺。這些鉆油平臺實際上是一座座龐大的工廠，豎立在300米深的海床上，而北海是全世界最兇險的水域之一，他們要從每個鉆油平臺鉆多口油井，以不超過57度角深入地殼3000米到達藏油層，然后把油和沙分離，把油通過油管泵到岸上去，難怪每個這類龐然大物要投資近40億美元。大家可能已為建成幾個這樣的鉆油平臺后，一切一定會有條理和順利得多了，但事實并非如此，有報道說他們在周詳策劃一個項目之后，將一切預算乘大四倍，然后就是祈禱，求上天保佑項目不出亂子。
我告訴全班：“祈禱肯定不足夠，20世紀90年代初，挪威石油公司的主帥就是因為一個項目嚴重超支而被迫辭職。”
“聽見了吧？馬可。”我開玩笑地說，“你不是唯一擔心項目不能如期完成的人，起碼你不用擔心支出會超出預算。”
“會的。”他高聲喊出來，然后解釋說：“項目的前任經理信口開河，到處亂作承諾，他現在是我的上司，他還死要面子，強逼我增加人手和選用昂貴的承包商，我們一定會超支，問題只在于多少。”
“另一個問題是，誰將會為此而挨罵？”我問。
“恐怕不是他，我很清楚他的為人，我肯定會成為替罪羔羊。”
“那你應該怎么辦？”軟件公司經理查禮真的替他擔心了。
“沒有什么可以做的。”馬可不理會他的提問。“在工程部，所有項目都超支和超時，我們只有一招，就是在危急關頭，把項目的規模和設計內容縮減。”
為了強調這點的重要性，我問：“你經常這樣做的嗎？”
“比我們愿意承認的次數多。”他回答。
“有其他人遇過一個項目因為超支和超時而需要犧牲其中的設計內容嗎？”
白賴仁評論說：“我不知道可否稱這情況為犧牲項目的設計內容，我們的新辦公室終于在遲了四個月之后裝修完成了，我們搬進去時，才發覺那里并沒有桌子，就連空調系統也無法運作。”
在我有機會發表意見前，查禮滿懷自信地說：“人人都知道項目會超支和超時，為以應付的方法就是犧牲項目的規模和設計內容，在系統程序開發和產品設計上尤其如此。”
“不一定。”我說，“有時候，有些設計工程項目能夠在其先前很久就完成，成本在預算之內，而內容更比原來要求的還要豐富。”
曾經搞過設計工程的人，即學生的半數，都不相信我的話。
我繼續說：“20世紀50年代初期，蘇聯聲稱他們也有了原子彈，令舉世震驚，很明顯，美國必須想辦法檢查蘇聯人在他們遼闊的亞洲地區的一舉一動。”
“這就開始了太空人造衛星計劃。”其中一位學生猜測。
“恐怕那時候的人造衛星只能在科幻小說中出現。”我不得不使他失望。“但是，噴氣飛機的技術卻發展的非常快。當時一位著名的工程師基利.約翰遜，提議制造一架可以比戰斗機飛得更高的飛機，你們知道開發一架新的飛機需要多少時間嗎？我指的是由一個概念成為一個可操作的作戰系統。”
“十年以上。”白賴仁信心十足地說。“我曾在空軍服役。”
“這不足以令你成為專家。”泰德取笑他。
“通常需時十年以上。”我支持白賴仁的說法。“U-2型高空偵察機就是在極短時間內開發出來的，只用了八個月，飛機已能飛翔于蘇聯上空，拍攝照片。”
“直到1960年鮑華斯所駕駛的飛機被擊落。”白賴仁想證明他的確熟悉其中的細節。
所有人都折服，一小部分是由于白賴仁，但主要是折服于那些制造U-2的人，似乎唯一對此感到懷疑的是會計師佛烈。
我揚起一邊眉頭看著他，他開發發表意見。
“李查德教授，你剛才列舉了兩個項目管理的大災難，你可否多列舉幾個例子呢？”
“我恐怕不能。”我得承認，并感到有點兒尷尬。
“正和我猜想的一樣。”佛烈直率地回應。
佛烈給了我一個黃金機會把他們引向一個我希望得出的結論，我不由自主地問他：“你為什么會這樣猜想？”
“憑經驗。”接著他就解釋，“我曾在三家規模龐大的公司任財務經理，我核查過不勝枚舉的新產品開發項目，跟所有核查員一樣，我對項目都抱著極度懷疑的態度的，當然會有項目不超支，但那是極少數。”
“這大概是設計工程的情況。”我確定，“查禮，電腦程序開發又怎樣？”
“電腦程序開發行業中，人們經常說項目缺乏時間，但永遠不會缺乏借口—在項目出現麻煩時互相推卸責任的借口。”
我和全班一起縱聲大笑，大家靜止下來后，，白賴仁評論說：“在空軍，我們總是能夠在最后期限完成工作。”三秒過后，他補充說：“那就是說，我們沒法趕得及項目最初的期限，經修訂后的第二個期限、第三個……”
當我終于有機會再次發言時，我指著泰德說：“建筑業的情況又如何？項目的不確定因素(uncertainty)在建筑業中應該較為輕微。”
“對。”他說，“我們的項目一般都大同小異，所以我們有豐富的經驗去管理。”他笑著說：“我們也有豐富的經驗，在客戶主動要求修改項目的某些內容是開天價，乘機掩飾我們的超支和超時。”
我看看腕表，是做總結的時候了。
“我們可以這樣總結嗎？”我問全班，“所有項目都很可能遇上的問題是，”我轉身面對白板，一面說一面寫：“（一）成本超出預算；（二）時間超出期限；（三）項目的規模或設計內容被犧牲。”
全班一致同意。
“我們通常把這些歸咎運氣不佳，在我眼中，U-2偵察機項目非常重要，因為它跟一般項目不同，只用了一般時間的十分之一，單靠運氣是不可能的，一定是由于他們有辦法避免那些差不多每個項目都會犯的錯誤。”
“他們是怎樣辦到的？”露芙提出困擾所有人的問題。
“我們能解開這個疑團，多好啊。”我回答說。“這就帶出了我要你們為下一堂準備的功課。”
不論是任何年齡的學生，他們的反應只有一個—深深地嘆息。
我無動于衷，繼續說：“在你的公司內，選擇一個剛剛完成或者即將完成的項目，訪問項目經理和那些真正在最前線工作的人，以及項目經理的上司，準備兩張清單：（一）項目出現問題的正式原因；（二）項目出現問題的非正式原因。”
“兩星期后見。”
從大學回家途中，我停下來買了一些炸雞腿，茱迪在紐約度周末，沒有人在家中等我。我祝愿她好好享受時光，但想到她最愛做的事，我還是打消這個祝愿好。
茱迪最愛買東西，最經常為我們的新房子購物，嚴格來說，那還不算是我們的房子，為了支付訂金，我們向銀行借了錢，每月還款額吞掉了薪金的所有漲幅之外還要再多一點，這個夏天，我從額外的講課中卻賺不了多少錢，真是苦日子。
但新房子是一個很好的交易，一個合算的交易，茱迪有天賦能力，可以發掘出難得的好交易，尤其是房子。她是一個房地產代理人，今年完成了三項交易，因為交易都涉及其他代理人，所以分紅十分微薄，最后一筆交易也在上星期完成了，她只分得687美元，這就是她現在身在紐約的原因。酒店住宿費和飛機票大約供600美元，她絕不會只消費87美元，而我們的銀行透支額又已經用盡了，也許我們又要坐下來談談，我想了想，還是不談為妙。

巨靈鳥整理

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文